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> Abwesenheiten und Überstunden beantragen und genehmigen
> Erfassen von Personen- und Projektdaten via Web-Browser
> Anzeigetableau für Buchungen, Abwesenheiten, Konten und Kalender

 

Mit dem Workflow werden interne Genehmigungsabläufe papierlos vereinfacht. Es wird viel Zeit, Energie und Papier gespart. Der Informationsfluss im Unternehmen ist optimiert, wodurch auch Kosten reduziert werden. Statt Zettel oder Formulare auszufüllen, stellen Mitarbeiter Urlaubsanträge, Überstunden, Genehmigungen und Buchungskorrekturen am Bildschirm im Workflow. Über eine vorher definierte Genehmiger-Struktur werden die Anträge bearbeitet. Im Workflow sind das Anzeigetableau und das Browser-Terminal enthalten.

Das Anzeigetableau, das Iterm Browser-Terminal und der Workflow können in jedem gängigen
Browser genutzt werden und sind auch für Tablets optimiert.

Login


Nach dem Starten des Workflows kann man sich über den Button Log-in/Log-out anmelden. Es ist ein vorher definiertes Benutzerwort und ein Passwort für die Identifizierung einzugeben.

Einstellungen

In den Einstellungen wird eine differenzierte Rechtevergabe parametriert, mit der Mitarbeitern und Führungspersonal die einzelnen Funk”onen des Workflows gezielt freigeschaltet werden. Eine frei definierbare Genehmiger-Struktur stellt die op”male Bearbeitung und Freigabe der Anträge sicher.

Passwörter werden von den Mitarbeitern bei der Erst-Installa”on selbst definiert und können später auch geändert werden. Jede Funk”on des Workflows kann individuell definiert werden. Das Gleiche gilt für das Anzeigetableau und das Browser-Terminal.  

Personal

In der Personalmaske werden alle Einstellungen für den Antragsteller und den Entscheider vorgenommen. Die bereits in der Krutec Zeiterfassung erfassten Stammdaten können hier soweit nötig eingesehen werden. Der Personalstamm ist nur für berechtigte Personen einsehbar.

Workflow Genehmiger-Struktur

Durch das Erstellen von Genehmiger-Strukturen wird das Antragssystem definiert. Hier werden die Entscheidungsebenen eingestellt, also welche Personen an einem Entscheidungsprozess beteiligt sind. Es können Ersatzpersonen hinterlegt werden für den Fall, dass ein Entscheider abwesend ist. Auch die Personen, für die eine Genehmiger-Struktur gültig ist, werden hier hinterlegt.

Folgende Prozesse können mit einer Genehmiger-Struktur beantragt werden:
> alle Abwesenheiten - es kann frei definiert werden, welche genehmigt werden sollen
> Überstunden
> Korrekturen im Korrektur-Assistenten
> Nacherfassung von Buchungen in der Stempelkarte

Benachrichtigung per Email


Wird ein Antrag gestellt oder genehmigt, kann dieser Vorgang per Email an die entsprechenden Personen verschickt werden. Die Einstellungen sind hier im rechten Bild erklärt.

Monitor für Abwesenheiten

Im unteren Bild wird der Antrag für eine Abwesenheit gestellt. Dem Antragsteller stehen diverse Informationen zur Verfügung. So kann er seine Konten einsehen, den Urlaubskalender und seinen Jahreskalender. Selbstverständlich sieht er seine Anträge und bei bereits gestellten den Antragsfortschritt. Wenn ein Antrag beendet ist, wird dieser ins Archiv verschoben. Alle Funktionen können in den Einstellungen aber auch beschnitten werden.

Einen Antrag stellen
Um einen Abwesenheits-Antrag zu stellen, wird unten am Bildschirm der Button „Antrag neu“ geklickt. Es werden der Abwesenheitsgrund und die Anzahl der Tage ausgewählt. Bei „Urlaub“ wird automatisch die Anzahl der Tage angezeigt, die noch genommen werden dürfen. Zum Antrag kann ein „Memo Text“ hinterlegt werden. Durch den grafischen Personalkalender und die Darstellung des Urlaubanspruches stehen dem Antragsteller weitere wichtige Informationen übersichtlich zur Verfügung. Im dargestellten Entscheidungsverlauf ist nachvollziehbar, wo sich der Antrag befindet. Um einen Überstunden-Antrag zu stellen, wird in der linken Navigationsleiste auf den Button „Monitor Überstunden“ geklickt. Dann werden Datum und Uhrzeit eingetragen. Es wird automatisch errechnet, wie viele Stunden beantragt werden. Auch hier kann ein „Memo Text“ hinterlegt werden.

Abwesenheitskalender

Der Abwesenheitskalender gibt einen Überblick über das gesamte Jahr.
Hier findet man genommene Abwesenheiten, sowie Feiertage wieder.
Zusätzlich kann man zwischen den Jahren zurück- oder vorwärtsnavigieren.

Stempelkarte geteilt

Mit der Stempelkarte können einfach und komfortabel Kommt- und Geht-Buchungen nachgetragen werden. Auf der rechten Seite ist die Stempelkarte in zwei Monatshälften geteilt. Pro Tag können hier vier Buchungen vorgenommen werden. Über den Status sind die Vorlauffunktionen wie Dienst-, Arzt-Gang usw. einstellbar.

Stempelkarte - als Monat dargestellt

Optimale Datenpflege nachträglich für Montageteams, Ingenieure usw. Auf der linken Seite ist die Pflege der Daten für einen gesamten Monat möglich. Es können bis zu 12 Buchungen vorgenommen werden.

Stempelkarte Tageseingabe

Sowohl in der geteilten wie auch in der als Monat dargestellten Stempelkarte ist es möglich, durch das Betätigen des blauen Kreuzes am linken Bildschirmrand die Eingabe für jeweils einen Tag zu tätigen. Hier können bis zu 16 Buchungen vorgenommen werden. Auch das Hinterlegen einer Abwesenheit ist hier möglich.

Persönliche Korrekturen

In der oberen Bildschirmmaske kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Korrekturen vornehmen, wenn dies in den Einstellungen hinterlegt ist. Sollen die Korrekturen genehmigt werden, ist dies genauso möglich wie mit den Abwesenheiten.

Monatsbericht

Jedem Mitarbeiter kann die Möglichkeit gegeben werden, seinen Monatsbericht auf dem Bildschirm einzusehen und selbst auszudrucken. Im Monatsbericht kann man sich schnell einen Überblick über den Buchungsverlauf eines Monats verschaffen. Auch im laufenden Monat ist dies möglich. Das erspart dem Lohnbüro viel Arbeit.

Monitor Entscheider

Der Monitor Entscheider ist die wichtigste Bedienungsmaske für die Genehmigungsvorgänge. Am rechten Rand werden die noch offenen und zu genehmigenden Anträge aufgelistet. Klickt man in eine Zeile, werden die Daten für einen Antrag angezeigt. Man erhält Informationen über den Mitarbeiter und dessen Daten, die Genehmiger-Struktur und den Status über die bereits getätigten Entscheidungen der beteiligten Personen am Genehmigungsprozess. Anträge, die gelb dargestellt werden, müssen noch entschieden werden. Grün markierte Anträge sind noch im Genehmigungsvorgang.

Eine Entscheidung trifft man über den grünen oder roten Button. Für eine Entscheidungshilfe können der Abteilungskalender, der Abwesenheitskalender und die Konten direkt aus der Bildschirmmaske aufgerufen werden. So stehen schnell wichtige Informationen zur Verfügung, um einen Antrag zu entscheiden. Ein abgeschlossener Antrag wird automatisch in eine Protokolldatei verschoben. Über den Button, Protokolle‘ können die abgelegten Anträge eingesehen werden.

Abteilungskalender

Im Abteilungskalender rechts werden die Abwesenheiten einer Abteilung dargestellt. Die Mitarbeiter, die einer Abteilung zugeordnet sind, werden hier untereinander nach Monaten sortiert angezeigt. Der Abteilungskalender kann auch von einem Mitarbeiter eingesehen werden, der die Rechte dafür hat.

Korrekturassistent

Rechts in der Maske wird der Korrekturassistent dargestellt. Hier kann jeder Abteilungsleiter seine Mitarbeiter korrigieren, wenn es gewünscht ist. Ist eine Buchung vergessen worden oder ist jemand unerlaubt abwesend, wird dies in der Tabelle rechts angezeigt. Klickt man auf den entsprechenden Mitarbeiter, werden dessen Fehler und Daten sichtbar. Eine Korrektur ist dann schnell und effektiv möglich.

Gruppenbuchungen

Zeiten, die von einem oder mehreren Mitarbeitern nacherfasst werden, müssen/können in der Gruppenbuchung vorgenommen werden. In Form einer Stempelkarte werden die Zeiten eingegeben und dann den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Zum Beispiel bei Montageteams können so in kurzer Zeit Daten nachgepflegt werden.

Buchungen und Information auf dem Bildschirm via Browser mit dem Iterm Browser-Terminal

Mit der Buchungsmaske „Iterm“ werden über das Intranet (intern) oder Internet (extern) Kommt, Geht, Projekt und Abwesenheit am Bildschirm gebucht. Es können auch Informationen über Buchungsvorgänge und Kontostände angezeigt werden. Es muss keine zusätzliche Software installiert werden. Es wird nur ein gängiger Browser benötigt. Das Modul kann nach dem Erwerb betriebsintern beliebig oft genutzt werden. Die Eingabebuttons können individuell parametriert werden. Dieses Modul ist im Workflow enthalten.

Informationen bei der Eingabe
Bei jeder Eingabe werden die letzten Buchungen angezeigt. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird die Iterm allein genutzt, kann sie über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Nutzer-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welche Ebenen der einzelne Mitarbeiter nutzen darf. Auch werden in den Einstellungen die Buttons definiert, die im Browser-Terminal sichtbar sein sollen.

Suchebene für Projekte und Aufträge

Die Gestaltung der Eingabe ist gut durchdacht und funktional aufgebaut. Neben der Eingabe von Zeit- und Projektbuchungen lassen sich auch wichtige Informationen abrufen. Die Buchungen erfolgen online und sind damit in der Auswertung sofort sichtbar. Projekte können auch als Buchungssätze oder als Summen nachgebucht werden. Die Suche der Projekte ist über eine Tabelle oder wie hier im Bild über eine Baumstruktur möglich.

Memo Text
Hinter jedem Arbeitsgang kann ein Memo Text hinterlegt werden.

Einstellungen des Iterm Browser-Terminals

Die Iterm-Maske wird über den Workflow gestartet. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird die Iterm allein genutzt, kann sie über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Nutzer-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welche Ebenen der einzelne Mitarbeiter nutzen darf. Auch werden in den Einstellungen die Buttons definiert, die im Browser-Terminal sichtbar sein sollen.

Übersicht und Informationen auf Ihrem Monitor via Browser-Anzeigetableau

Das Modul ‚Anzeige-Tableau‘ arbeitet auch ohne den Workflow. Mit dem Anzeige-Tableau werden über das Intranet (intern) oder Internet (extern) aktuelle Informationen über die Mitarbeiter angezeigt. Die Anzeige wird über Berechtigungsgruppen gesteuert. So kann für die autorisierten Personen die speziell definierte Anzeigeebene hinterlegt werden. Es muss keine zusätzliche Software installiert werden. Es wird nur ein gängiger Browser benötigt. Das Modul kann nach dem Erwerb betriebsintern beliebig oft genutzt werden.

Anzeigetableau
Das Anzeigetableau wird über den Workflow gestartet. Die dort vorhandenen Anzeigen sind userabhängig. Wird das Anzeigetableau allein genutzt, kann es über den Desktop aufgerufen werden. Ein Login steuert dann die Anzeige-Ebenen. Das heißt, es wird in der Rechte-Verwaltung hinterlegt, welches Tableau der einzelne Nutzer sehen darf. Durch Klicken auf einen Mitarbeiter werden alle Tagesbuchungen angezeigt. Auf dieser Ebene können auch weitere Informationen abgerufen werden, wenn eine Berechtigung vorhanden ist. Der Jahres- und Abteilungskalender eines Mitarbeiters stellt Abwesenheiten auch über einen längeren Zeitraum dar. Bei Freigabe der Kontenübersicht können hier die Kontenstände abgerufen werden. Individuelle Anpassungen können von uns nach Rücksprache realisiert werden.
Das Anzeigetableau im Workflow kann auch autark installiert werden, z. B. im Empfang oder beim Pförtner.

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